Innovate before you operate

Als hospitality ondernemer kan je tal van digitale tools inzetten om gegevens te verzamelen die ‘the key to success’ kunnen vormen. Spaghettiketen BAVET gebruikt meer dan tien verschillende systemen. “Maar wel mooi gestructureerd, zo blijven we het bos door de bomen zien. We interpreteren onze cijfers en passen op basis daarvan onze manier van werken continu aan. Het is een open deur intrappen maar meten is weten”, zegt oprichter Peter Van Praet.

Bavet-Peter.jpg

“Het doel van de digitalisatie is de rentabiliteit per restaurant danig te optimaliseren door zowel de personeelskost als de food- en beverage kost, de prime costs dus, onder controle te houden. De belangrijkste systemen die we hiervoor inzetten zijn online werkrooster en het horecamanagement platform Growzer”, zegt Van Praet.

Bavet analyseert zijn omzet op wekelijkse basis, maakt een onderscheid tussen wat in huis en buitenshuis wordt geconsumeerd en bekijkt op welk tijdstip van de dag de inkomsten het hoogst, maar ook meest rendabel zijn (bottom line is what counts). Ook de populariteit van gerechten wordt nauwkeurig bijgehouden. “Hierdoor hebben we onze kaart al meermaals aangepast. Wat niet aanslaat, schrappen we, wat werkt zetten we in the picture.”

Met Typeform.com maakte Bavet een eigen ‘fast check’-programma. Van Praet kan hierdoor op een hele korte tijd een van de zes vestigingen - binnenkort acht - bezoeken en doorlichten aan de hand van een online checklist op zijn smartphone. “Achteraf stuur ik een rapport naar de manager in kwestie en die weet dan meteen met hoeveel zaken hij in orde was en wat er allemaal beter moet om op en top in orde te zijn voor de tweewekelijkse frontline meetings.”

Momenteel experimenteert BAVET ook met Manual.to. “We laten onze chief of chefs een ganse dag een GoPro camera dragen en gebruiken de beelden om korte videoboodschappen te maken die door het personeel op een gemakkelijke manier bekeken kunnen worden. Hoe garneer je? Hoe leg je de gehaktballen op de spaghetti? Hoe kook je de spaghetti en welke techniek kan je verder helpen? Wat is de perfect serve voor een cocktail?”

Slack is vergelijkbaar met WhatsApp maar is volgens Van Praet nog veel beter. “Je houdt elkaar voortdurend op de hoogte, kunt documenten delen, conference calls doen…” Het helpt ook privé en professioneel leven gescheiden te houden.  

“Kortom: door digitalisatie verzamelen we kennis, besparen we tijd, communiceren we beter met elkaar en zetten we mensen centraal”, aldus Van Praet. Bovendien kan je je investeerders en de banken op elk moment cijfers tonen als die daarnaar vragen. Je moet kort op de bal kunnen spelen, ingrijpen waar nodig. En nog een belangrijke reden om op die manier te werken is dat je je mensen rust en ruimte geeft. “Onze interne workflows zijn geoptimaliseerd en dat straalt zeker af op onze klanten. Die staan tenslotte centraal.”

Dit is een overzicht van de systemen die BAVET allemaal inzet: Lightspeed (In-store cashier systems), Uber Eats/Deliveroo (Online ordering), Growzer (Ordering/Cash Sheets), Online Werkrooster (Staff planning/Admin), Slack (Internal communication), Exact Online (Accounting), Silverfin (reports), FortSecurity&Hik-Connect (Alarm/Camera), Trello (ProjectManagementHQ), Basecamp (CreativeConstruction), Tablebooker (Onlinereservations+6people), Hootsuite (Reviews/Socialmediaplanning), Joyn (CustomerLoyalty), Togoodtogo (Planet/People)